Definir chamada

Configure chamadas no HubSpot para fazer e receber chamadas. Ao configurar chamadas, você pode fazer o seguinte:

• Gerar números de telefone fornecidos pelo HubSpot: Configurar números de telefone fornecidos pelo HubSpot (acionado pelo Twilio) para fazer e receber chamadas em seu navegador HubSpot, encaminhá-las para seu dispositivo pessoal ou recebê-las no aplicativo móvel. Os Super Admins podem adquirir, atribuir e reatribuir esses números.

• Registrar um número de telefone de saída: Registrar um número de telefone de saída para fazer chamadas de saída para seus contatos com seu ID de chamador.

• Integrar um provedor de chamadas de terceiros: Use um provedor de chamadas de terceiros da Marketplace de aplicativos .

• Ativar gravação de chamadas e Insights de conversas (INSIGHTS DE CONVERSAS): Configurar gravação de chamadas para que sua conta armazene e acesse chamadas de equipe no índice de chamadas. Se você for um Superadministrador com uma assinatura de Sales hub ou de Service hub Profissional ou empresa, poderá ativar o Insights de conversas (INSIGHTS DE CONVERSAS) para gravação automática, transcrição e revisão de chamadas HubSpot, bem como a Associação automática de registros com chamadas.
• Exigir registros de resultados de chamadas: Exigir registros de resultados de chamadas personalizados para organizar como sua equipe registra atividades de chamadas e relata sobre esses padrões.
• Configurar caixa postal e horário de trabalho: crie mensagens de voz gravadas em áudio ou texto para serem reproduzidas durante ou fora do horário de trabalho personalizado.

Revise a tabela abaixo para saber mais sobre as diferenças entre os números de telefone fornecidos pela HubSpot e os números de telefone de saída. 

Principais informações e limitações

Observe as seguintes informações principais e limitações de assinatura antes de configurar chamadas:

• Você não pode configurar um número de telefone se estiver em uma conta de avaliação gratuita do HubSpot. 
• Minutos são contados para chamadas de entrada e de saída.
• Os limites de minutos de HubSpot e de chamadas em pool variam de acordo com a assinatura. Os Super Admins com uma assinatura de Sales hub ou Service hub Professional ou Enterprise podem adquirir minutos e números adicionais através da seção Add-onsGerente de sucesso do cliente na página de preços do HubSpot ou entrando em contato com seus clientes.
• Para adquirir um número fornecido pelo HubSpot, você precisará enviar suas informações de negócios para o Twilio para uma análise regulatória e confirmação de telecomunicação local única e específica do país. A disponibilidade varia de acordo com o país devido à legalidade e à demanda; se um número não estiver disponível, tente uma região diferente, um código de área, um prefixo ou tente novamente em alguns minutos.
• As chamadas encaminhadas para o seu telefone estão sujeitas aos custos de chamadas recebidas do seu provedor. A maioria dos fornecedores de telecomunicações nos Estados Unidos oferecem chamadas ilimitadas sem qualquer custo adicional, mas é importante verificar isso com o seu provedor de telecomunicações antes de configurar o encaminhamento de chamadas no HubSpot.
• Leis de gravação de chamadas aplica-se a chamadas recebidas se você ativar a gravação de chamadas no HubSpot. Se um contato ligar para um número em que a gravação está ativada, uma mensagem de voz será reproduzida informando-o de que a chamada está sendo gravada. Se não quiser gravar essas chamadas, você pode desativar a gravação de chamadas. Quando um superadministrador permite a gravação de chamadas para um usuário em um número de telefone fornecida pela HubSpot, as chamadas começarão a ser gravadas automaticamente.
• Não é possível usar números gratuitos como números de telefone fornecidos pela HubSpot. 
• A partir de 27 de maio de 2024, qualquer nova compra de código longo do Reino Unido para mensagens ou voz exigirá um pacote RC do Reino Unido aprovado. A partir de 30 de setembro de 2024, todos os códigos longos do Reino Unido exigirão um pacote RC aprovado do Reino Unido para enviar mensagens ou fazer chamadas de voz.

Para compreender todo o escopo do que cada tipo de assinatura inclui, saiba mais em Catálogo de serviços de produtos & da HubSpot. Além disso, saiba como configurar números de telefone para autenticação de dois fatores.

Configurar números de telefone

Para fazer chamadas no HubSpot, você pode usar um número de telefone fornecido pela HubSpot, registrar um número de telefone de saída ou incluir um provedor de chamadas de terceiros.

Criar um número de telefone fornecido pelo HubSpot

Configure um número de telefone fornecido pelo HubSpot para fazer e receber chamadas em sua conta do HubSpot:

Atenção: Os números de telefone fornecidos pelo HubSpot não podem ser usados para SMS Hospedado com outros provedores de chamadas. Saiba mais sobre o Hosted SMS na documentação do Twilio.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Configuração de Chamada > de chamadas.
3. Na guia Telefones , clique em Obter um número de HubSpot.
4. No painel direito, reveja as informações e clique em Avançar.
5. Use os menus suspensos para selecionar um país e um código de área e, em seguida, clique em GerenciarGerar um número. Isso usará um dos seus números de telefone atribuídos fornecidos pelo HubSpot.
6. Com base no país que você selecionou, talvez seja necessário enviar suas informações comerciais para o Twilio para uma única análise regulatória específica do país e confirmação de telecomunicação local. Clique em Introdução para concluir o processo de verificação.
7. Clique em Continuar para configurar.
8. Digite o nome que será exibido ao lado do número de telefone.

Observe: este nome só é exibido internamente em sua conta HubSpot. É recomendável que você escolha um nome que indique a finalidade da linha (por exemplo, linha de Suporte, linha de Reembolsos, etc).

9.  Clique nos menus suspensos Idioma do consentimento de gravação e Voz do consentimento de gravação para selecionar o idioma e a voz usados quando a mensagem de consentimento de gravação for reproduzida. Você também pode selecionar isso durante a configuração da caixa postal de conversão de texto em fala.
10. Clique no menu suspenso Atribuição para selecionar um usuário com uma Sales hub atribuída.

Observação: para atribuir um número de telefone fornecido pelo HubSpot a um Help desk ou Caixa de entrada, o número de telefone deve ser cancelado. Saiba como configurar um canal de chamada para atribuir um número de telefone a um Help desk ou Caixa de Entrada.

9. Clique em Salvar.

Encaminhar chamadas de entrada

Para encaminhar chamadas de entrada do seu número de telefone fornecido pelo HubSpot para o seu dispositivo celular ou telefone fixo:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Geral e clique na guia Chamadas .
3. Na seção Preferências de chamadas Inbound , clique no menu suspenso Preferência de toque e selecione Deslocar para o número de telefone.
4. Ao lado de Número de encaminhamento ausente, clique em Adicionar.
5. Na caixa de diálogo, insira seu número de telefone e um ramal, se aplicável.
6. Você será solicitado a verificar seu número de telefone. Você pode escolher como o código de verificação será entregue clicando em Mensagem SMS ou Telefonema.
7. Clique em Enviar SMS ou Telefonar.
8. Quando solicitado, insira o código de verificação do texto ou da chamada.
9. Clique em Salvar.

Receber chamadas de entrada no navegador HubSpot

Para receber chamadas de entrada em seu navegador HubSpot:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Geral e clique na guia Chamadas .
3. Na seção Preferências de chamadas Inbound , clique no menu suspenso Preferência de toque e selecione Anel no navegador HubSpot .
4. Clique em Salvar.

Receber chamadas de entrada no aplicativo móvel HubSpot (BETA)

Para receber chamadas de entrada no aplicativo móvel HubSpot:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Geral e clique na guia Chamadas .
3. Na seção Preferências de chamadas Inbound , clique no menu suspenso Preferência de toque e selecione Anel no Mobile App .
4. Clique em Salvar.

Gerenciar um número de telefone fornecido pelo HubSpot

Para editar, reatribuir, cancelar a atribuição ou excluir um número de telefone fornecido pelo HubSpot:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Configuração de Chamada > de chamadas.
3. Para reatribuir ou cancelar a atribuição de um número de telefone, ao lado de um número de telefone existente, clique em Ações e em Editar. Use o menu suspenso Atribuição para reatribuir ou cancelar a atribuição do número de telefone.
4. Para excluir um número de telefone, ao lado de um número de telefone existente, clique em Ações e em Excluir. Na caixa de diálogo, digite o número de telefone na caixa de texto e clique em Excluir.

Registar um número de telefone de saída

Registre um número de telefone de saída para chamadas de saída para garantir que seu ID de chamador seja exibido. O HubSpot não possui esses números e eles são somente para uso de saída. Cada usuário deve registrar individualmente o número de telefone de saída, mesmo se compartilhado na conta. Observe que os números de saída fornecidos pelo HubSpot não podem ser compartilhados. Antes de se registrar, confirme se seu país tem suporte para chamadas .

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Geral e clique na guia Chamadas .
3. Clique em Conectar chamadas se ela não estiver ativada.
4. Para registrar seu número de telefone, clique em Adicionar número de telefone.
5. Na caixa de diálogo, insira seu número de telefone e um ramal, se aplicável.
6. Você será solicitado a verificar seu número de telefone. Você pode escolher como o código de verificação será entregue clicando em Mensagem SMS ou Telefonema.
7. Clique em Enviar SMS ou Telefonar.
8. Quando solicitado, insira o código de verificação do texto ou da chamada.

Gerenciar telefones de saída

Para editar ou excluir um número de telefone de saída existente:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Geral e selecione a guia Chamadas .
3. Ao lado de um número de telefone existente, clique em Ações e, em seguida, clique em Editar ou em Excluir .

Usar um provedor de chamadas de terceiros ou o SDK de Extensões de Chamadas

Saiba como integrar-se a um fornecedor de chamadas de terceiros listado na Marketplace de aplicativos . Você também pode trabalhar com um desenvolvedor para conectar seu próprio aplicativo de chamadas usando a Extensão de Chamadas SDK.

Definir configurações e preferências de chamada

Depois de configurar seus números de telefone, você pode configurar o seguinte:

• Associações automáticas
• Bloquear números de telefone
• Registros de resultado de chamadas
• Registro de chamadas e Insights de conversas
• Correio de voz
• Horário de trabalho

Adicione mais minutos ou números de telefone fornecidos pelo HubSpot (Sales hub ou Service hubProfessional ou EnterpriseProfessional somente)

Há um limite para o número de telefone fornecido pelo HubSpot que você pode adquirir. Cada conta do HubSpot tem um limite agrupado de minutos de chamadas disponíveis que são compartilhadas entre usuários. Ambos os limites são baseados na sua assinatura do HubSpot. 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. Na barra lateral esquerda, navegue até Configuração de Chamada > de chamadas.
3. Em Uso, limites e assinaturas, examine os minutos e números de telefone restantes em sua conta.
4. Para adicionar mais minutos ou números de telefone, clique em Gerenciar assinatura de minuto ou Gerenciar assinatura de número de telefone. Isso o levará a Contas e Cobrança onde o Superadministrador pode atualizar recursos. Você também pode contato seu Gerente de sucesso do cliente .

Associações automáticas (Sales hub ou Service hub Professional somente)

Com Insights de conversas , você pode acessar Associações Automáticas. Essa ferramenta permite associar chamadas a contatos relevantes 

• Chamada para Contato: para cada reunião associada à chamada, até cinco contatos associados a essa reunião serão associados à chamada.
• Chamada para Empresa: para cada contato associado à chamada, até cinco empresas associadas a esse contato serão associadas à chamada.
• Chamada para Negócio: um modelo de IA procura semelhanças entre a chamada e as ofertas em sua conta. Por exemplo, o modelo pode ver se o negócio e a chamada estão associados à mesma empresa ou se o nome da oferta está no nome da chamada.
• Chamada para Ticket: um modelo de IA procura semelhanças entre a chamada e os tíquetes em sua conta. Por exemplo, o modelo pode ver se o ticket e a chamada estão associados ao mesmo contato ou se o assunto do ticket está no nome da chamada. 

Por padrão, o Hubspot ia associará automaticamente os registros de chamada à empresa principal associada aos participantes da chamada. Para desativar isso:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Configuração de Chamada > de chamadas.
3. Clique na guia Configurações de chamadas.
4. Alterne a opção Vincular chamadas automaticamente a objetos associados usando Hubspot ia desativada.

Bloquear números de telefone

Você pode bloquear números de telefone de alto risco ou incompatíveis para obter um controle de chamadas avançado.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Lista de Números Bloqueados > de chamadas.
3. Clique em Adicionar número.
4. Use o menu suspenso para selecionar um país e digite um número de telefone na caixa de texto. 
5. Clique em Adicionar.
6. Para remover um número da lista de proibições, passe o mouse sobre o número de telefone e clique em Remover. Na caixa de diálogo, clique em Remover.

Registros de resultado de chamadas

Você pode exigir registros de resultado de chamadas personalizados para organizar como sua equipe registra atividades de chamadas e relata esses padrões. 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Configuração de Chamada > de chamadas.
3. Clique na guia Call Configurations (Configurações de chamada) .
4. Ative a opção Make call result required .

Ativar a gravação de chamadas

A gravação de chamadas captura o áudio de uma chamada. Antes de ativar o registro de chamadas, saiba mais sobre as leis de registro de chamadas para garantir a conformidade em jurisdições diferentes.

Observe que você deve ter permissões de acesso de Conta para ativar ou desativar o registro de chamadas. Ele será habilitado por padrão em novas contas HubSpot.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Configuração de Chamada > de chamadas.
3. Clique na guia Call Configurations (Configurações de chamada) .
4. Ative a chave de gravação de chamadas. Quando essa configuração estiver desativada, o botão Registro não aparecerá durante as chamadas. 

Ativar Insights de conversas (Sales hub ou Profissional)

O Insights de conversas (INSIGHTS DE CONVERSAS) transcreve e analisa automaticamente chamadas feitas por usuários com uma Licença do Sales ou Licença do Service . Isso inclui chamadas feitas através da ferramenta de chamadas do HubSpot, integração de zoom do HubSpot ou alguns provedores de chamadas de terceiros. Usando o CI no HubSpot, você pode:

• Revisar gravações: Use faixas de alto-falantes, opções de compartilhamento, transcrições e recursos de pesquisa para revisar chamadas.
• Acessar gravações no Índice de Chamadas: As chamadas no Índice de chamadas são filtráveis por propriedades como usuário, equipe, resultado da chamada e durações.
  
• Pesquisar termos-chave: Use a pesquisa global para localizar termos-chave em registros de chamadas.
• Acessar registros associados: Visualizar detalhes da gravação nos registros associados para o contexto adicionado.
• Revisar termos rastreados: use termos rastreados para criar relatórios sobre o conteúdo da chamada (somente Enterprise ).

Observe: se você estiver usando a integração Zoom do HubSpot, você deve ter a gravação em nuvem ativada em sua conta Zoom para usar o INSIGHTS DE CONVERSAS.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Configuração de Chamada > de chamadas.
3. Clique na guia Configurações de chamadas.
4. A transcrição e a análise são ativadas por padrão. Se não estiver ligado, o Superadministrador pode ativar o interruptor Transcrições e análise . Saiba mais sobre como o HubSpot usa dados para melhorar a qualidade de suas transcrições.
5. Para ativar os termos rastreados:
   • Clique em Editar termos rastreados.
   • No painel direito, clique em + Adicionar categoria.
   • Edite o nome da categoria e os termos rastreados.
   • Clique em Salvar.

Correio de Voz & Mensagem de Consentimento de Gravação

Crie mensagens de voz de áudio ou texto em fala personalizadas para durante e fora do horário de trabalho.

Observe: as mensagens de voz estão disponíveis somente para chamadas de entrada do navegador, não para chamadas de entrada encaminhadas.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, clique em Configuração de Chamada > de chamadas.
3. Ao lado de um número de telefone fornecido pelo HubSpot, clique em Ações e selecione Editar.
4. Abaixo da caixa de texto Nome , clique no idioma de consentimento de Gravação e nos menus suspensos de consentimento de Gravação para selecionar o idioma e a voz usados quando a mensagem de consentimento de gravação é reproduzida. 
5. Em Durante o horário de trabalho e Fora do horário de trabalho, clique no menu suspenso escolha uma mensagem de áudio:
   • Para configurar uma mensagem de voz com conversão de texto em fala:
     1. No menu suspenso Escolher uma mensagem de áudio , clique em Adicionar/Editar mensagens de áudio.
     2. Na guia Adicionar uma mensagem de áudio , digite o nome da mensagem.
     3. Clique no menu suspenso Escolher tipo de mensagem e selecione Texto para fala.
     4. Na caixa de texto, digite a mensagem que você deseja reproduzir quando uma chamada for para a caixa postal.
     5. Clique nos menus suspensos Idioma e Voz para selecionar o idioma e a voz da sua mensagem de voz. Isso também determinará o idioma e a voz usados para a mensagem de consentimento de gravação. Clique no botão playerPlay Reproduzir para ouvir uma prévia da sua mensagem.
     6. Clique em Salvar.
   • Para configurar uma mensagem de voz com arquivo de áudio:
     1. No menu suspenso Escolher uma mensagem de áudio , clique em Adicionar/Editar mensagens de áudio.
     2. Na guia Adicionar uma mensagem de áudio , digite o nome da mensagem.
     3. Clique no menu suspenso Escolher tipo de mensagem e selecione Carregar áudio.
     4. Clique em Carregar arquivo para carregar um arquivo de áudio .mp3 ou .wav com menos de cinco megabytes.
     5. Clique em Salvar.
6. Quando você retornar ao painel direito Gerenciar número de telefone , a mensagem de áudio criada aparecerá automaticamente no menu suspenso específico. Clique nos menus suspensos Escolher uma mensagem de áudio novamente, para alternar para uma mensagem de áudio diferente ou adicionar/editar mais mensagens de áudio.
7. Clique em Salvar.

Horário de trabalho

O horário de trabalho permite que os usuários definam horários e datas específicos em que estarão disponíveis para fazer chamadas.

Depois de definir seu horário de trabalho, todas as chamadas recebidas fora desse horário serão automaticamente enviadas para o correio de voz ou para outro membro da equipe disponível. Saiba mais sobre chamadas de entrada. 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Geral e clique na guia Chamadas .
3. Na seção Horário de trabalho da chamada, selecione o dia, horário de início,
4. Clique em + Adicionar horas para personalizar ainda mais seu horário de trabalho.
5. Clique no botão delete Excluir ícone para remover o horário de trabalho.
6. Clique em Salvar.

Reconectar chamadas do HubSpot

Se você ativou a chamadas há um mês e não registrou nenhum número novo ou fez nenhuma chamada nos últimos sete dias, a ferramenta chamadas será desativada automaticamente. Antes que a ferramenta de chamadas seja desativada, você será notificado por email e terá sete dias a partir de quando for notificado pela primeira vez sobre a desativação da ferramenta de opt-out.

Para manter sua ferramenta de chamadas ativa, clique em Manter minha conta de chamadas ativada no email de notificação. Em seguida, você será redirecionado para as configurações de chamadas da sua conta e verá um banner de notificação indicando se sua conta de chamadas ainda está ativa.

Desativar chamadas

O superadministrador pode desativar as chamadas para todos os usuários. Isso é útil se sua equipe mudar para uma ferramenta de chamadas diferente e você quiser ter certeza de que cada usuário pare de usar a ferramenta de chamadas interna.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Configuração de Chamada > de chamadas.
3. Clique na guia Call Configurations (Configurações de chamada) .
4. Desative a opção Inserir chamadas usando Chamadas da hubspot.
5. Na caixa de diálogo, digite desativar na caixa de texto e clique em Desativar.

Os usuários não terão mais acesso à ferramenta de chamadas da HubSpot e todos os números registrados serão desconectados. Qualquer contrato de chamada existente ainda estará disponível no Índice de chamadas. Você ainda poderá usar o Twilio Connect ou outro provedor de chamadas de terceiros para fazer chamadas.